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Casos de uso · Qualquer empresa

Recibos em falta encontrados e anexados, sem andar atrás das pessoas

Cada pagamento que ainda não tem recibo vai para uma lista. Todas as semanas a sua própria equipa recebe um lembrete, e quem tem o recibo envia-o por um link simples.

Usado porMonte RentalsNextPlay

  • Mais de 100 recibos em falta anexadosdepois do lembrete semanal, em duas empresas, nas primeiras sete semanas
  • Quase 100 recibos enviados por linkpor quem os tinha, sem login
  • Continua a decidirquem trata de cada um, e quando desistir de um recibo

O problema

O dinheiro sai do banco no primeiro dia: um pagamento com cartão numa loja, uma transferência para a limpeza, uma renovação de software. O recibo está na carteira de alguém, no email de alguém, ou em lado nenhum. Ninguém sabe quem o tem, por isso alguém pergunta no grupo e volta a perguntar na semana seguinte. Uma folha de recibos em falta fica desatualizada no dia seguinte. Em Portugal, um pagamento sem recibo não é dedutível e paga imposto extra, e a maioria das equipas só o descobre no fim do ano.

Como funciona

Pagamento sem recibolista de esperalembrete de segunda-feira à sua equiparecibo enviado por linka sua equipa aprova

  1. A sua equipa

    marca um pagamento como "à espera de recibo"; entra na lista de espera.

  2. A sua equipa

    dá a cada pagamento um responsável e uma nota curta do que foi pedido.

  3. Cifrova, todas as segundas-feiras

    procura pagamentos com mais de uma semana sem recibo e mostra-os para os verificar.

  4. Cifrova, todas as segundas-feiras

    envia à sua própria equipa a lista em aberto, o que é novo e o que ficou resolvido desde a semana anterior.

  5. Quem tem o recibo

    abre um link, escolhe o pagamento e carrega uma foto ou PDF. Sem login.

  6. A sua equipa

    confirma e carrega em Aprovar; a Cifrova anexa-o a esse pagamento exato.

Prova de uso real

Numa empresa de alojamento local e numa de viagens desportivas, nas primeiras sete semanas do lembrete semanal:

  • Mais de 100 pagamentos receberam o recibo depois de aparecerem num lembrete.
  • Na empresa de alojamento local, metade desses recibos chegou em cerca de duas semanas.
  • Na empresa de alojamento local, 97 recibos chegaram pelo link, e quase todos ficaram no pagamento certo. Metade foi aprovada em menos de um dia.

O que continua a decidir

Escolhe que pagamentos estão à espera, quem é responsável, e aprova cada recibo antes de entrar na contabilidade. Se um recibo nunca vier, é uma pessoa que decide desistir dele, sabendo o custo fiscal, e pode voltar atrás mais tarde.

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Trinta minutos connosco: a sua empresa, como corre o mês hoje e o que a Cifrova mudaria.

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