Termos de Serviço

1. O que é a Cifrova Business

Uma plataforma financeira para empresas em crescimento, com pessoas que a usam por si. Lê as ligações bancárias e os documentos, concilia-os, faz o fecho do mês e prepara relatórios. Um assistente financeiro e horas de controller são extras opcionais.

Parte do trabalho usa inteligência artificial (Claude, da Anthropic). Uma pessoa revê as suas propostas antes de alterarem as contas.

2. O que não é

Não somos o seu contabilista certificado. O contabilista mantém a contabilidade legal e assina e entrega as declarações. Não damos aconselhamento jurídico nem fiscal, e não tomamos decisões de investimento por si. As aprovações e as decisões continuam consigo.

3. Como começa

A Cifrova começa com uma reunião e uma proposta escrita. A proposta define o âmbito, as empresas abrangidas, os extras e os preços do primeiro período. A configuração demora duas a quatro semanas: ligamos os bancos e a faturação e acordamos consigo as regras e o fecho. Não há período de teste nem pagamento com cartão.

4. Preços, medição e faturação

• Uma mensalidade por empresa, que inclui os primeiros movimentos bancários e documentos do mês.
• Acima disso, um preço por movimento bancário e por documento, medido nas contas. Um movimento conta quando é lido do banco. Um documento conta quando é arquivado. Utilizadores, assistentes e relatórios não contam.
• Os extras, como um assistente financeiro ou horas de controller, têm preço na proposta e vão na mesma fatura.
• A configuração é um valor único no primeiro mês, a partir de 750 €. Fica dispensada com um prazo de 24 meses.
• Faturamos no dia 1 de cada mês, pelo mês que acabou de fechar. As faturas pagam-se no prazo nelas indicado.
• Os preços não incluem IVA. Depois do primeiro período, podemos alterar os preços com 60 dias de aviso por email.

5. Duração e fim

O primeiro período é de 12 meses a contar da data de início da proposta, ou de 24 meses quando a configuração foi dispensada. Depois, o acordo continua mês a mês, e qualquer das partes pode terminá-lo no fim de qualquer mês, por email.

Se terminar o acordo durante um primeiro período de 12 meses, a mensalidade do resto desse período continua devida, salvo se a proposta disser outra coisa. Quando a configuração foi dispensada num prazo de 24 meses, terminar o acordo antes do fim desse prazo torna devido apenas o valor da configuração indicado na proposta; os meses restantes não são cobrados. Qualquer das partes pode terminar o acordo de imediato por incumprimento grave não corrigido em 30 dias após aviso escrito, incluindo faturas por pagar.

Quando o acordo termina, exportamos as suas contas por inteiro: o razão, os documentos e o ficheiro SAF-T. Depois apagamos os seus dados como descrito na secção 9.

6. As suas responsabilidades

• Dar-nos informação correta e acesso atempado.
• Manter os consentimentos bancários em dia e aprovar o que precisa da sua aprovação.
• Ligar apenas contas a que tem direito e enviar apenas documentos que pode partilhar connosco.
• Guardar os dados de acesso e retirar o acesso quando alguém sai.

7. O seu contabilista e outros utilizadores

Pode convidar o seu contabilista e outras pessoas. Cada pessoa tem acesso segundo a sua função, e cada ação fica registada em seu nome. É o Cliente que decide quem tem acesso. O acesso do contabilista não tem custo extra.

8. Ligações bancárias e outras

Os dados bancários chegam-nos através da Fintable, um fornecedor de open banking licenciado, ou diretamente do Revolut Business, com o consentimento que dá. As ligações são só de leitura. Se ativar rascunhos de pagamento, cada um espera pela sua aprovação no banco. Pode cortar qualquer ligação a qualquer momento. A disponibilidade de um banco ou fornecedor não depende de nós.

9. Proteção de dados

Para os dados pessoais nas suas contas, o Cliente é o responsável pelo tratamento e nós somos o subcontratante, nos termos do artigo 28.º do RGPD. Tratamo-los apenas segundo as suas instruções documentadas e apenas para prestar o serviço. Todas as pessoas que trabalham com eles estão sujeitas a confidencialidade.

Usamos os fornecedores indicados na página de prestadores de serviços, cada um com um acordo de tratamento de dados. Avisamos 30 dias antes de acrescentar um, e pode opor-se. Ajudamos a responder a pedidos dos titulares dos dados e informamos sem demora injustificada de uma violação de dados pessoais que afete os seus dados.

Quando o acordo termina, devolvemos os seus dados e apagamo-los no prazo de 90 dias, salvo se a lei nos obrigar a guardá-los. Uma vez por ano, com aviso razoável, pode verificar o nosso cumprimento.

Para os dados que guardamos sobre si como cliente, como contactos e faturas, somos nós o responsável pelo tratamento. A Política de Privacidade explica-o.

10. Inteligência artificial

A IA lê documentos e movimentos bancários e propõe conciliações, categorias e respostas. A Anthropic não treina os seus modelos com estes dados. A IA pode errar, por isso uma pessoa revê as propostas antes de alterarem as contas, e o Cliente e o contabilista mantêm a revisão final.

11. Confidencialidade

Cada parte mantém confidencial a informação confidencial da outra, durante o acordo e nos cinco anos seguintes, salvo quando a lei obrigar à sua divulgação.

12. Propriedade intelectual

A plataforma, o seu código e os seus textos são nossos. Os seus dados, contas e documentos são seus. Autoriza-nos a usá-los apenas para prestar o serviço.

Não pode copiar, fazer engenharia reversa, descompilar ou desmontar a plataforma, extrair os seus dados ou funções por meios automáticos para além das exportações e ligações que ela oferece, nem usá-la ou o que dela aprender para criar ou ajudar a criar um produto concorrente. Estes limites não restringem nada do que a lei lhe permite fazer independentemente de um contrato.

13. Disponibilidade

Procuramos manter a plataforma sempre a funcionar e fazemos cópias de segurança diárias. Não prometemos um serviço sem interrupções. Avisamos com antecedência das manutenções planeadas que afetem o seu trabalho.

14. Responsabilidade

Cada parte responde pelos danos diretos que causar. Nenhuma parte responde por danos indiretos ou lucros cessantes. A nossa responsabilidade total em cada período de 12 meses limita-se ao valor que nos pagou nesses 12 meses. Estes limites não se aplicam a dolo, negligência grave ou quando a lei não os permita.

15. Reclamações, lei e tribunais

Escreva primeiro para info@cifrova.com; respondemos em 10 dias úteis. Pode também usar o Livro de Reclamações Eletrónico. Aplica-se a lei portuguesa. Os litígios são resolvidos nos tribunais de Faro, Portugal.

16. Alterações a estes termos

Podemos atualizar estes termos. Para alterações relevantes, enviamos um email pelo menos 30 dias antes de se aplicarem. Durante um primeiro período, uma alteração que reduza o serviço precisa do seu acordo.