A Cifrova integra um assistente, um controller e software de operações financeiras no trabalho em torno do seu contabilista. Os registos diários alimentam o fecho. A revisão mensal transforma o fecho numa conversa sobre a empresa.
Acorde os relatórios de que as suas decisões precisam.
Na primeira conversa, definem-se os relatórios, as fontes e o nível de detalhe. O âmbito inicial pode incluir:
Resultado e margem
Vendas, gastos e resultado do período, com o detalhe necessário para investigar uma alteração. As análises por projeto, produto ou cliente dependem dos registos e da imputação de custos acordada.
Tesouraria e compromissos
Uma visão dos movimentos de caixa e dos compromissos próximos. As previsões precisam de datas, fontes e pressupostos claros, distinguindo um recebimento possível de um confirmado.
Clientes e fornecedores
Faturas em aberto, vencimentos e assuntos que exigem acompanhamento. O assistente ajuda a organizar os documentos e movimentos que sustentam o relatório.
Desvios e ações
As alterações face ao período anterior e ao orçamento acordado, explicadas por palavras. A revisão deve terminar com uma lista curta de decisões, responsáveis e próximos passos.
Dos registos diários à reunião mensal.
- Organizar a informação. O assistente trabalha nos documentos, na conciliação bancária e na informação em falta que poderia atrasar o mês. Os pagamentos preparados continuam sujeitos à sua aprovação.
- Rever o fecho. O controller revê o mês em articulação com o seu contabilista. As exceções e as perguntas em aberto ficam visíveis, com alguém responsável por as resolver.
- Explicar o mês. Reveem o relatório em conjunto: o que mudou, qual a causa, o que continua provisório e que ação se segue. As definições mantêm-se consistentes entre períodos.
Defina o âmbito antes do primeiro ciclo.
Acorde as sociedades, contas, moeda de apresentação, calendário e responsabilidades. Para uma empresa em Portugal, inclua o contabilista na conversa sobre os critérios contabilísticos e a ligação entre a informação interna e o restante trabalho de contabilidade. Cada entrega deve ter um responsável claro.
Perguntas a esclarecer antes de começar.
Podemos manter o nosso contabilista?
Sim. A Cifrova trabalha em articulação com o contabilista da empresa. No início, acorda-se quem prepara os registos, revê os ajustamentos, elabora os relatórios de gestão e assegura os restantes trabalhos contabilísticos.
Podemos começar com a informação desorganizada?
A primeira reunião serve para perceber a situação atual e a informação disponível. A organização inicial, o histórico em falta ou os relatórios especiais devem ser incluídos no âmbito acordado.
Saberemos quando estará pronto o relatório?
É necessário acordar uma data de referência e a informação que cada pessoa deve fornecer. Também como serão identificados os elementos provisórios e as correções posteriores. O calendário funciona quando as responsabilidades estão claras.