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Casos de uso · Qualquer empresa

O seu contabilista recebe o período inteiro num só link

Escolhe o período e carrega em Enviar. O Cifrova junta tudo o que o seu contabilista precisa num pacote arrumado, feito a partir da sua contabilidade, e depois envia só o que mudou.

Usado porMonte RentalsNextPlayMarquez Consulting

  • Mais de 2 000 documentos num trimestre recenterenomeados, arrumados e enviados num só link, nenhum juntado à mão
  • Só o que mudouuma correção segue como atualização de 15 MB, não como um novo pacote de 260 MB
  • Escolhe o período e envianada chega ao contabilista antes de carregar no botão

O problema

Todos os meses ou trimestres, o contabilista pede o mesmo: os extratos, todas as faturas em PDF e para que foi cada pagamento. Os ficheiros estão nos portais dos bancos, no email e nos sites de reservas, com nomes como download.pdf. Alguém os renomeia, faz uma lista e explica cada pagamento. O conjunto é grande demais para um email. E quando aparece um erro mais tarde, não há forma simples de dizer o que mudou.

Como funciona

  1. Você

    escolhe a empresa e o período: um mês, um trimestre, um semestre ou o ano.

  2. O Cifrova

    gera um ficheiro ZIP a partir da contabilidade, com todos os PDF renomeados da mesma forma (número, valor, data, nome).

  3. O livro de resumo

    mostra que fatura cada pagamento bancário paga, e o que ainda está em aberto e porquê.

  4. Carrega em Enviar

    o contabilista recebe um email com um link de download válido por 60 dias. Sem anexos pesados.

  5. Depois de uma correção

    envia uma atualização só com os documentos novos e alterados. As faturas atrasadas seguem no pacote seguinte.

  6. O que vai lá dentro

    um livro de resumo, uma pasta por conta bancária, as faturas por fornecedor e cliente, o SAF-T, impostos e salários, e a contabilidade (balancete, razão geral, IVA). As empresas de alojamento local e por projetos recebem algumas pastas extra. Um documento sem PDF aparece como em falta, não desaparece.

Como está organizado

Prova de uso real

Desde o arranque, três empresas enviam assim os seus períodos ao contabilista. Num trimestre recente, os pacotes levaram mais de 2 000 documentos, e mais de 9 em cada 10 tinham o PDF original lá dentro. Quase todos os pagamentos bancários desse trimestre (99 em cada 100) estão ligados à sua fatura ou explicados. Numa empresa de alojamento local, uma correção seguiu como atualização de 15 MB em vez de um novo pacote de 260 MB, e as faturas que chegaram tarde seguiram no pacote seguinte em vez de se perderem.

O que continua a decidir

Escolhe o período, confere e carrega em Enviar, e decide se uma alteração precisa de uma atualização já ou pode esperar. Responde às perguntas do contabilista e encontra qualquer documento que o Cifrova indique como em falta.

Quer ver isto com os seus números?

Trinta minutos connosco: a sua empresa, como corre o mês hoje e o que a Cifrova mudaria.

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