No dia 2 do mês, a Rita abre o portátil às nove. Tem uma pequena empresa de alojamento local em Lisboa: 12 apartamentos, 4 pessoas, uma dúzia de proprietários que esperam um extrato e uma contabilista certificada que espera um mês limpo.
Na primavera passada saltou o fecho. Em junho, a contabilista encontrou um pagamento de 1.800 euros lançado duas vezes. A declaração de IVA já tinha seguido. Corrigir custou duas semanas de emails e uma declaração de substituição.
É isto que está em jogo. Não é arrumação. É um mês que continua a mexer depois de alguém ter confiado nele.
Esta é a lista que ela usa agora. Sete passos, por ordem. Cada um é sim ou não. Cabe numa página e, numa empresa deste tamanho, numa manhã.
Passo 1: todas as linhas do banco conciliadas
Pegue no extrato do mês e dê a cada linha um destino: uma fatura, um recibo, um pagamento de plataforma, uma transferência entre contas próprias.
A Rita tem 86 linhas. 83 batem certo. Três não: uma compra com cartão de 45 euros, uma entrada de 600 euros sem referência, uma comissão bancária de 12 euros. A comissão é simples. A compra precisa de talão. Os 600 euros eram um hóspede a pagar uma caução diretamente. Uma linha pode ficar como "pedido, à espera". Não pode ficar sem destino.
Passo 2: todas as faturas emitidas, todos os documentos de compra recebidos
Compare as faturas emitidas com as reservas do mês. Depois faça a lista dos fornecedores que aparecem todos os meses e vá riscando.
A lista da Rita: limpeza, lavandaria, eletricidade dos 12 apartamentos, software, contabilista. Faltam a lavandaria e uma fatura de luz. Manda uma mensagem a cada um antes das dez. Em Espanha o passo é o mesmo, e o Verifactu está a mudar a forma como o software regista as vendas. Vale a pena perguntar ao asesor o que muda no seu caso.
Passo 3: pagamentos das plataformas conciliados
As plataformas pagam pelo líquido. Imagine reservas de 18.000 euros brutos, comissão de 2.700 e um pagamento de 15.300 em duas transferências.
Lance as vendas por 18.000, a comissão como gasto de 2.700 e o banco por 15.300. Se lançar só os 15.300, as vendas e os gastos ficam ambos por baixo, e a fatura da comissão pode ter tratamento fiscal próprio. Essa decisão é da contabilista. No fim, confirme que os pagamentos somam o mesmo que as linhas do Passo 1.
Passo 4: acréscimos do que foi usado e ainda não faturado
A limpeza feita em março chega faturada em abril: 1.200 euros. A eletricidade vem atrasada: estimativa de 400.
Registe as duas em março e anule quando as faturas chegarem. Sem isto, março parece 1.600 euros melhor do que foi e abril 1.600 pior. O SNC assenta no regime do acréscimo. O método e o valor abaixo do qual não compensa ficam com a sua contabilista.
Passo 5: extratos enviados aos proprietários
Para cada proprietário: reservas brutas, comissão da plataforma, comissão de gestão, custos imputados, valor a pagar.
Um apartamento: 1.800 brutos, 270 de comissão, ficam 1.530. O contrato prevê 20 por cento sobre esse valor, 306. Limpeza imputada: 150. A pagar ao proprietário: 1.074.
Envie os extratos antes de pagar. Depois some os doze. O total tem de bater com os valores das plataformas do Passo 3. Se não bater, há um extrato errado, e é melhor descobrir agora do que pelo proprietário.
Passo 6: ler o valor do IVA
Não é entregar. É ler. IVA liquidado, IVA dedutível, a diferença. Compare com o mês anterior e com o mesmo mês do ano passado.
O da Rita costuma andar pelos 1.500 euros. Este mês aparece 2.900. Um salto destes é uma pergunta para a contabilista, não uma coisa para resolver sozinha. No caso dela faltava a fatura da lavandaria e a comissão tinha o código de imposto errado. A periodicidade, mensal ou trimestral, depende do regime de IVA em Portugal, e em Espanha da situação com o modelo 303. Confirme os prazos atuais com a sua contabilista.
Passo 7: fechar o mês
Quando os passos 1 a 6 estão todos em sim, defina a data de fecho no software. A partir daí nada entra em março. Uma fatura atrasada vai para abril, ou o mês é reaberto de propósito, com uma nota de quem o fez e porquê.
É o passo que mais se salta e o que mais conta. A contabilista prepara a declaração de IVA, revê os salários que alimentam a DMR e a Segurança Social, e trabalha a base que mais tarde chega ao IRC. Tudo isto pressupõe um mês que já não mexe. Se continuar a editar, cada número que ela lhe devolveu fica errado sem ninguém dar por isso.
A manhã, na prática
Nove horas: banco. Dez menos um quarto: documentos e pedidos em falta. Dez e um quarto: plataformas. Onze menos um quarto: acréscimos. Onze: extratos. Meio dia menos um quarto: IVA. Meio dia: fechar, ou escrever exatamente o que falta e quem trata.
O que esta lista não sabe: o seu regime de IVA, como a sua contabilista quer os acréscimos lançados, de onde faturam as suas plataformas e o que dizem os contratos com os proprietários. Combine isso uma vez e a manhã continua a ser uma manhã.
Se preferir que a conciliação e os pedidos de documentos corram todos os dias, com uma pessoa a dizer sim antes de qualquer lançamento, é isso que o Cifrova Business faz. Os contabilistas podem ver como funciona a passagem na página para contabilistas.
Perguntas frequentes
Quanto tempo deve demorar o fecho do mês numa pequena empresa? Com 1 a 30 pessoas e um volume regular, uma manhã é realista quando a rotina existe. Os primeiros dois ou três meses demoram mais, porque os documentos em falta estão acumulados.
O que significa fechar o mês na contabilidade? Define uma data a partir da qual nada pode ser lançado nesse mês. Os documentos atrasados entram no mês seguinte, ou o mês é reaberto de forma deliberada e com registo.
Os pagamentos do Airbnb e do Booking lançam pelo bruto ou pelo líquido? Normalmente as vendas vão pelo bruto e a comissão como gasto separado, com o pagamento a bater com o banco. Confirme com a sua contabilista, porque a fatura da comissão pode ter regras fiscais próprias.