Uma dona de loja disse-me uma vez que tinha 38 mil euros no banco e estava a pensar comprar uma carrinha nova. As vendas desse mês tinham sido boas, 30 mil euros sem IVA. Fiz-lhe uma pergunta simples: quanto desses 38 mil é IVA que já cobrou mas ainda não pagou. Ela não sabia. Ninguém lhe tinha perguntado isso antes.
Eis a conta que faltava fazer. A 23 por cento, 30 mil euros de vendas geram cerca de 5 600 euros de IVA que pertencem ao Estado, não a ela. Esse IVA esteve semanas na conta, parecendo exatamente como o resto do dinheiro, gastável em tudo o que um euro é gastável, até ao dia em que tem de saír. O dinheiro que era realmente dela, aquele com que podia planear a compra de uma carrinha, andava perto de 32 400 euros. Não 38 mil. A diferença não é pequena e não é dela.
É aqui que as pequenas empresas se enganam. O IVA passa pela empresa, não fica nela. Cobra-se ao cliente em cada fatura, fica retido por algum tempo, e depois entrega-se à AT ou à AEAT numa data que não tem nada a ver com as necessidades de caixa da empresa. Entre a venda e o pagamento, o dinheiro fica na conta com ar de lucro. Não é lucro. Nem sequer é seu. É uma dívida com data marcada, e essa data não muda por o mês ter sido mau ou por ter comprado uma carrinha.
O hábito que resolve isto
A solução não é complicada e não precisa de software novo. Precisa de um número, verificado semanalmente, e idealmente de uma conta separada da operacional.
Todas as semanas, ou sempre que emitir um lote de faturas, calcule a parte de IVA do que vendeu. Se está num regime simples com uma só taxa, é uma multiplicação. Se trabalha com várias taxas, Portugal continental tem 23, 13 e 6 por cento dependendo do bem ou serviço, e Espanha tem 21, 10 e 4, por isso o cálculo exige mais cuidado. O seu contabilista certificado ou o asesor sabe qual taxa se aplica a qual linha do seu negócio, e deve confirmar isso em vez de confiar na memória.
Depois de ter o número, mova o dinheiro. Fisicamente, para uma segunda conta que não toca para salários, fornecedores ou renda. Se mover dinheiro todas as semanas parecer demasiado trabalho, a versão mínima deste hábito é escrever o valor de IVA a pagar num sítio que olhe com frequência, uma nota no mesmo ecrã do saldo bancário, para que cada vez que veja quanto tem, veja também quanto já está comprometido.
O que acontece quando este hábito falta
A empresa que salta este passo descobre a verdade no dia do pagamento. A declaração de IVA fica submetida, o valor confirmado, e o saldo bancário que parecia confortável há uma semana já não chega, porque os salários saíram, um fornecedor foi pago mais cedo, e o sinal da carrinha já foi dado. Agora a escolha é uma corrida: atrasar um fornecedor, pedir um financiamento de curto prazo, ou faltar ao pagamento e lidar com os juros da AT e qualquer coima que se siga, uma conversa que o seu contabilista está muito mais bem posicionado para guiar do que nós aqui.
Nada disto tem a ver com o valor total de IVA que a empresa deve. Tem a ver com o momento. Uma empresa que fatura 200 mil euros por ano e separa o IVA semanalmente nunca tem uma surpresa má. Uma empresa que fatura metade disso e não o faz, por vezes tem. O tamanho do negócio não é o risco. O hábito é.
O exemplo, mais uma vez, com calma
Vendas do mês: 30 mil euros sem IVA, tudo à taxa normal. IVA cobrado: cerca de 5 600 euros. Saldo bancário no fim do mês: 38 mil euros. Desses, 5 600 não são para planear a empresa. Dinheiro disponível: 32 400 euros. Se a empresa tem uma folha de salários de 9 mil e uma renda de 2 mil a pagar antes da entrega da declaração de IVA, a almofada real depois disso é 21 400, não 27 mil. É esse o número contra o qual se deve medir uma decisão sobre uma carrinha, uma contratação, ou um desconto a um cliente.
O que não sabemos
Não sabemos qual regime de IVA se aplica ao seu negócio, se está num regime simplificado, se a entrega é trimestral ou mensal, ou se existe um regime especial para o seu setor. Não sabemos a taxa exata de cada linha de bens ou serviços que vende, sobretudo onde Portugal e Espanha divergem. Confirme a data, taxa e regime atuais com o seu contabilista antes de agir com base nisto.
Isto é o tipo de coisa que corre em silêncio depois de alguém a configurar. O Cifrova Business lê o IVA já faturado a partir dos seus próprios dados bancários e de faturação e mostra-lhe o número todas as semanas, para que o hábito não dependa de alguém se lembrar de fazer a conta. Uma pessoa continua a dizer sim ao que acontece com o dinheiro. Se quiser ver isto aplicado aos seus próprios números, pode marcar uma demonstração.
Perguntas frequentes
O IVA a pagar é o mesmo que a taxa de IVA que cobro aos clientes? Não. A taxa é o que cobra em cada fatura. O IVA a pagar é o valor líquido depois de subtrair o IVA que pagou nas suas próprias compras, por isso o valor a separar é normalmente menor do que o valor bruto cobrado, e só o seu contabilista pode confirmar o valor líquido de um dado período.
Devo abrir uma conta bancária separada só para o IVA? Muitas pequenas empresas acham mais fácil guardar o dinheiro se estiver fora de vista numa segunda conta, mas não é obrigatório. O que importa é conhecer o valor semanalmente e não o tratar como dinheiro disponível. Pergunte ao seu contabilista ou asesor o que se ajusta ao seu caso.
Isto funciona da mesma forma em Portugal e em Espanha? O princípio é idêntico, o IVA cobrado é uma dívida, não uma receita, mas as taxas, o calendário de entrega e os regimes diferem. As taxas do continente português são 23, 13 e 6 por cento, as de Espanha são 21, 10 e 4, e a frequência de entrega depende do regime de cada país. Confirme os limiares e as datas atuais com o seu contabilista.