Uma cliente ligou-nos em pânico em março. A estimativa de IRC tinha voltado mais alta do que esperava, e queria saber porque é que ninguém a tinha avisado mais cedo. A resposta era simples e um pouco incómoda. O contabilista tinha passado janeiro e fevereiro à procura dos extratos bancários de dezembro. Quando os números ficaram completos, já não havia tempo para planear, só tempo para reagir.
Isto acontece mais do que os empresários pensam. Não porque o contabilista seja lento, nem porque o empresário seja descuidado. Acontece porque ninguém escreveu a lista do que é realmente preciso, e quando. Por isso os documentos chegam quando calha, normalmente em bloco, normalmente tarde.
Aqui fica a lista que a maioria dos contabilistas certificados em Portugal espera, todos os meses, em silêncio.
Todas as faturas de venda. Se usa software de faturação certificado, estas já chegam à AT e aparecem no e-fatura. O seu contabilista continua a precisar do ficheiro ou da exportação, porque o e-fatura mostra totais, não o detalhe por trás deles. Se ainda houver vendas fora desse sistema, recibos emitidos à mão, por exemplo, precisam de ser enviados à parte e claramente identificados.
Todos os documentos de compra com o NIF da empresa. Não recibos pessoais, nem nada sem o número de contribuinte da empresa. Uma fatura de material de escritório que só tem o seu nome pode significar que a dedução se perde e que o documento volta inutilizável. Esta é a razão mais comum para um fecho atrasar.
Extratos bancários de todas as contas que a empresa usa. Todas, incluindo aquela que raramente mexe. Um extrato em falta é um mês em falta, mesmo que a conta quase não tenha tido movimento.
Prova do que foi pago, não só do que foi faturado. Uma fatura diz ao contabilista o que é devido. Um recibo, uma confirmação de transferência, um talão de cartão, diz o que realmente saiu da conta e quando. Sem isto, o IVA e a posição de caixa podem estar errados ao mesmo tempo, em direções diferentes.
Alterações de folha de pagamento. Uma nova contratação, uma saída, um aumento, uma mudança de horário. Isto afeta as contribuições para a Segurança Social e a DMR, e precisa de chegar ao contabilista antes do processamento, não depois.
Nada disto é complicado isoladamente. O que torna difícil é o timing. Os ficheiros de faturação devem seguir no dia que o contabilista definir, normalmente no início do mês. Documentos de compra e extratos bancários devem estar entregues antes do mês fechar, não depois. E nada, nunca, deve ser entregue tudo de uma vez no fim do trimestre. Um contabilista certificado que recebe quatro meses de extratos na semana em que o IVA é devido não consegue fazer trabalho cuidado. Só consegue fazer trabalho rápido, e trabalho rápido deixa coisas passar.
Em Espanha a estrutura é parecida, mesmo com nomes diferentes. O asesor está a construir o modelo 303 de cada trimestre, entregue junto da AEAT. As empresas que usam Verifactu têm parte da mesma vantagem que o e-fatura dá em Portugal: os dados da fatura já chegam à autoridade fiscal à medida que são emitidos. Mas o asesor continua a precisar das faturas de compra, dos movimentos bancários e do ficheiro de salários, com um ritmo, não à pressa.
Não vamos indicar aqui um dia específico do mês, porque esse dia é combinado entre si e o seu contabilista, e os prazos legais à volta do IVA e da entrega do IRC mudam. Confirme as datas atuais com o seu contabilista, e peça-lhe para escrever, numa linha cada, o que precisa e até quando. A maioria vai ficar contente por lhe terem perguntado.
Um exemplo trabalhado. Uma pequena empresa de eventos em Lisboa, quatro pessoas, cerca de quarenta faturas por mês. Quando entregavam tudo no dia 5, completo, o contabilista fechava o mês até dia 12 e sinalizava a posição de IVA com tempo para planear. Num trimestre, uma mudança de software atrasou a exportação bancária em três semanas. O fecho escorregou para dia 28, mesmo em cima do prazo de entrega, e já não havia tempo para verificar um pagamento duplicado que tinha saído duas vezes. Acabou por ser detetado, mas só porque alguém calhou de reparar. É essa a diferença que um mês completo e a tempo compra de facto: não só um ficheiro arrumado, mas uma janela para apanhar problemas antes de custarem dinheiro.
O que não sabemos, porque depende do seu negócio: se precisa de entregas semanais de documentos ou mensais, se o seu contabilista prefere exportações bancárias em bruto ou um ficheiro já reconciliado, e se o seu software de faturação já fala com o sistema de contabilidade ou ainda precisa de uma exportação manual todos os meses. Peça ao seu contabilista para lhe dizer o calendário ideal, por escrito, uma vez, e depois siga-o.
É exatamente este tipo de rotina que corre em silêncio no fundo com o Cifrova Business: faturas de venda, movimentos bancários e documentos de compra a chegar no seu próprio calendário, com alguém a continuar a dizer sim a cada um. Se quiser ver a que banco já se liga, consulte a cobertura de bancos antes de montar a rotina.
Perguntas frequentes
Que documentos precisa um contabilista certificado todos os meses? Faturas de venda, documentos de compra com o NIF da empresa, extratos bancários completos, prova de pagamento, e alterações à folha de salários. A lista exata pode variar ligeiramente de contabilista para contabilista, por isso confirme diretamente com o seu.
O e-fatura significa que não preciso de enviar faturas ao meu contabilista? Não. O e-fatura recebe totais do software certificado, mas o seu contabilista continua a precisar dos ficheiros ou exportações subjacentes para reconciliar e preparar as entregas.
Como é diferente numa empresa em Espanha? As categorias são parecidas: vendas, compras, movimentos bancários, salários. A entrega é trimestral, para o modelo 303 junto da AEAT, e o Verifactu muda a forma como os dados da fatura chegam à autoridade fiscal, mas o asesor continua a precisar dos mesmos documentos com um ritmo estável.