El día 2 de cada mes, Rita abre el portátil a las nueve. Lleva una pequeña empresa de alquileres en Lisboa: 12 apartamentos, 4 personas, una docena de propietarios que esperan su liquidación y un contabilista certificado (el equivalente portugués a un contable colegiado) que espera un mes limpio.
La primavera pasada se saltó el cierre. En junio, su contable encontró una liquidación de 1.800 € contabilizada dos veces. La declaración de IVA ya estaba presentada. Arreglarlo le costó dos semanas de correos y una declaración complementaria.
Eso es lo que está en juego. No el orden por el orden, sino un mes que sigue cambiando después de que alguien se haya basado en él.
Esta es la checklist que usa ahora. Siete pasos, en orden. Cada uno se responde con un sí o un no. Cabe en una página y, para una empresa de su tamaño, en una mañana.
Paso 1: cada movimiento bancario, conciliado
Coge el extracto del mes y asigna a cada movimiento su sitio: una factura, un tique, una liquidación, una transferencia entre cuentas propias.
Rita tiene 86 movimientos. 83 cuadran. Tres no: un cargo con tarjeta de 45 €, una transferencia recibida de 600 € sin concepto y una comisión bancaria de 12 €. La comisión es fácil. El cargo con tarjeta necesita un tique. Los 600 € resultan ser la fianza por daños que un huésped ha pagado directamente. Un movimiento puede tener como sitio "pedido, en espera". Lo que no puede es no tener sitio.
Paso 2: todas las facturas emitidas y todos los justificantes de compra recibidos
Compara las facturas que has emitido con las reservas del mes. Después, haz una lista de los proveedores que esperas cada mes y ve marcándolos.
La lista de Rita: limpieza, lavandería, electricidad de los 12 pisos, software y el contable. Faltan la lavandería y una factura de la luz. Antes de las diez envía un mensaje a cada uno. En España este paso es el mismo, y Verifactu está cambiando la forma en que los programas de facturación registran las ventas, así que pregunta a tu asesor qué supone para ti.
Paso 3: liquidaciones de las plataformas conciliadas
Las plataformas pagan en neto. Supongamos que las reservas suman 18.000 € brutos, la comisión es de 2.700 € y la liquidación de 15.300 € llegó en dos transferencias.
Contabiliza las ventas por 18.000 €, la comisión como gasto por 2.700 € y el banco por 15.300 €. Si solo registras 15.300 €, tanto las ventas como los gastos quedan infravalorados, y puede que la factura de la comisión necesite su propio tratamiento fiscal. Cómo tratarla lo decide tu contable. Después, comprueba que las liquidaciones suman lo mismo que los movimientos bancarios del paso 1.
Paso 4: periodificar lo consumido y aún no facturado
La limpieza hecha en marzo llega facturada en abril: 1.200 €. La electricidad se factura con retraso: estimación de 400 €.
Registra ambas en marzo y reviértelas cuando lleguen las facturas. Si no lo haces, marzo parece 1.600 € mejor de lo que fue y abril 1.600 € peor. El SNC (el plan contable portugués) se basa en el principio de devengo, igual que el PGC en España. Tu contable decide el método y qué importes son demasiado pequeños para molestarse.
Paso 5: liquidaciones enviadas a los propietarios
Para cada propietario: reservas brutas, comisión de la plataforma, honorarios de gestión, gastos repercutidos y neto a pagar.
Un piso: 1.800 € brutos, 270 € de comisión, quedan 1.530 €. Los honorarios del contrato son el 20 % de esa cifra, 306 €. Limpieza repercutida: 150 €. Neto para el propietario: 1.074 €.
Envía las liquidaciones antes de pagar. Luego súmalas. El total de las doce debe cuadrar con los totales de las plataformas del paso 3. Si no cuadra, alguna liquidación está mal, y es mejor descubrirlo ahora que después de que lo descubra el propietario.
Paso 6: leer la cifra del IVA
No la presentes. Léela. IVA repercutido, IVA soportado y la diferencia. Compárala con el mes anterior y con el mismo mes del año pasado.
La de Rita suele rondar los 1.500 €. Este mes marca 2.900 €. Un salto así es una pregunta para el contable, no algo que arreglar por tu cuenta. En su caso, faltaba la factura de la lavandería y la comisión llevaba un código de impuesto incorrecto. Que declares mensual o trimestralmente depende de tu régimen en Portugal y, en España, de tu situación con el modelo 303. Consulta los plazos vigentes con tu contable.
Paso 7: bloquear el mes
Cuando los pasos 1 a 6 sean todos un sí, fija la fecha de cierre en tu programa. A partir de ahí, no se contabiliza nada más en marzo. Una factura que llegue tarde va a abril, o se reabre el mes de forma deliberada, dejando constancia de quién lo hizo y por qué.
Este es el paso que la gente se salta, y el que más importa. El contable prepara la declaración de IVA, revisa las cifras de nóminas que hay detrás de la DMR y la Segurança Social (los equivalentes portugueses a los seguros sociales) y prepara lo que más adelante alimenta el IRC (el impuesto sobre sociedades portugués). Todo eso da por hecho que el mes ya no se mueve. Si lo sigues editando, cada cifra que te ha enviado queda mal sin que nadie se dé cuenta.
La mañana, en la práctica
A las nueve: banco. A las diez menos cuarto: documentos y recordatorios. A las diez y cuarto: liquidaciones de plataformas. A las once menos cuarto: periodificaciones. A las once: liquidaciones a propietarios. A las doce menos cuarto: IVA. A las doce: bloqueo, o anotar exactamente qué queda pendiente y quién se encarga.
Lo que esta checklist no sabe: tu régimen de IVA, cómo quiere tu contable que se registren las periodificaciones, si tus plataformas facturan desde Portugal o desde otro país y qué dicen tus contratos con los propietarios. Acuérdalo una vez y la mañana seguirá siendo solo una mañana.
Si prefieres que la conciliación y los recordatorios se hagan cada día, con una persona que dé el visto bueno antes de contabilizar nada, eso es lo que hace Cifrova Business. Los contables pueden ver cómo funciona el traspaso en la página para contables.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debería durar el cierre de mes en una pequeña empresa? Para empresas de 1 a 30 personas con un volumen estable, una mañana es realista una vez establecida la rutina. Los dos o tres primeros meses llevan más tiempo porque se acumulan los documentos que faltan.
¿Qué significa bloquear el mes contable? Fijas una fecha de cierre a partir de la cual no se puede contabilizar nada en ese mes. Los documentos que lleguen tarde van al mes siguiente, o se reabre el mes de forma deliberada dejando una nota.
¿Las liquidaciones de las plataformas se contabilizan en neto o en bruto? Normalmente las ventas se registran en bruto y la comisión como un gasto aparte, de modo que la liquidación cuadre con el banco. Confirma el tratamiento con tu contable, ya que la factura de la comisión puede tener sus propias reglas fiscales.