Una vez, la dueña de una tienda me contó que tenía 38.000 € en el banco y que estaba pensando en comprar una furgoneta de reparto nueva. Ese mes las ventas habían ido muy bien: 30.000 €, IVA incluido. Le hice una sola pregunta: de esos 38.000 €, ¿cuánto es IVA que ya has cobrado y todavía no has pagado? No lo sabía. Nadie se lo había preguntado antes.
Estas son las cuentas que no había hecho. Con un tipo del 23 %, 30.000 € de ventas con IVA incluido llevan dentro unos 5.600 € de IVA que son de Hacienda, no suyos. Ese IVA llevaba semanas en su cuenta, con el mismo aspecto que el resto de su dinero y tan fácil de gastar como cualquier otro euro, hasta el día en que tiene que salir. Su dinero real, el que sí puede tener en cuenta para comprar una furgoneta, rondaba los 32.400 €. No 38.000 €. La diferencia no es pequeña y no es suya.
Aquí es donde tropiezan muchas pequeñas empresas. El IVA solo pasa por tus manos. Se lo cobras al cliente en cada factura, lo guardas un tiempo y luego se lo entregas a la AT o a la AEAT según un calendario que no tiene nada que ver con lo que necesite tu tesorería. Entre la venta y el pago, ese dinero está en tu cuenta y parece beneficio. No es beneficio. Ni siquiera es tuyo. Es una deuda con fecha de vencimiento, y esa fecha no se mueve porque hayas tenido un mes flojo o te hayas comprado una furgoneta.
El hábito que lo soluciona
La solución no es complicada ni hace falta un programa nuevo. Basta con una cifra que revisas cada semana y, a ser posible, una cuenta aparte de la que usas para el día a día.
Cada semana, o cada vez que emitas un lote de facturas, calcula la parte de IVA de lo que has vendido. Si estás en un régimen sencillo con un solo tipo, es una multiplicación. Si trabajas con varios tipos, la cifra exige algo más de cuidado: en Portugal continental hay tipos del 23, el 13 y el 6 % según el bien o el servicio, y en España del 21, el 10 y el 4 %. Tu contabilista certificado o tu asesor sabe qué tipo corresponde a cada línea de tu negocio, y es mejor que te lo confirme a que lo calcules de memoria.
Cuando tengas la cifra, muévela. De verdad, a una segunda cuenta que no toques para nóminas, proveedores ni alquiler. Si mover dinero cada semana te parece demasiado engorro, la versión mínima de este hábito es apuntar el IVA pendiente en un sitio que mires a menudo, por ejemplo una nota en la misma pantalla donde consultas el saldo, para que cada vez que veas lo que tienes también veas lo que ya está comprometido.
Qué pasa cuando falta este hábito
La empresa que se salta este paso se da cuenta el día del pago. Presenta la declaración de IVA, se confirma el importe a ingresar y el saldo que hace una semana parecía holgado de repente no llega, porque ya han salido las nóminas, se ha pagado antes de tiempo a un proveedor y se ha dado la señal de la furgoneta. Entonces toca improvisar: retrasar un pago a un proveedor, pedir financiación a corto plazo o no pagar a tiempo y asumir los intereses de demora de Hacienda y la posible sanción, un tema en el que tu asesor te puede orientar mucho mejor que nosotros.
Nada de esto depende de cuánto IVA debas en total. Es una cuestión de calendario. Una empresa que factura 200.000 € al año y aparta su IVA cada semana nunca se lleva un susto. Una que factura la mitad y no lo hace, a veces sí. El riesgo no está en el tamaño del negocio. Está en el hábito.
El ejemplo otra vez, paso a paso
Ventas del mes: 30.000 €, IVA incluido, todas al tipo general. IVA cobrado: unos 5.600 €. Saldo en el banco a final de mes: 38.000 €. De esa cantidad, 5.600 € no son de la empresa y no puede contar con ellos. Dinero disponible: 32.400 €. Si la empresa tiene que pagar 9.000 € de nóminas y 2.000 € de alquiler antes de presentar la declaración de IVA, el margen real después de esos pagos es de 21.400 €, no de 27.000 €. Esa es la cifra con la que hay que comparar cualquier decisión: una furgoneta, una contratación o un descuento a un cliente.
Lo que no sabemos
No sabemos qué régimen de IVA se aplica a tu negocio: si estás en un régimen simplificado, si presentas declaraciones trimestrales o mensuales, o si tienes algún régimen especial por tu sector. Tampoco sabemos el tipo exacto de cada producto o servicio que vendes, sobre todo cuando Portugal y España no coinciden. Antes de hacer nada de esto, confirma con tu asesor los plazos, los tipos y el régimen vigentes.
Esto es de lo que funciona solo en cuanto alguien lo configura. Cifrova Business lee el IVA ya facturado a partir de tus propios datos bancarios y de facturación y te muestra la cifra cada semana, así que el hábito no depende de que alguien se acuerde de hacer las cuentas. Lo que se hace con el dinero lo sigue decidiendo una persona. Si quieres verlo con tus propias cifras, puedes reservar una demo.
Preguntas frecuentes
¿El IVA pendiente es lo mismo que el tipo de IVA que cobro a mis clientes? No. El tipo es lo que aplicas en cada factura. El IVA pendiente es el importe neto que tienes que pagar después de restar el IVA que tú has pagado en tus compras, así que la cantidad que hay que apartar suele ser menor que todo lo cobrado, y solo tu asesor puede confirmarte la cifra neta de cada periodo.
¿Debería abrir una cuenta bancaria solo para el IVA? A muchas pequeñas empresas les resulta más fácil no tocar ese dinero si lo tienen fuera de la vista en una segunda cuenta, pero no es obligatorio. Lo importante es que conozcas la cifra cada semana y no la trates como dinero que puedes gastar. Pregunta a tu contable o asesor qué encaja mejor en tu caso.
¿Funciona igual en Portugal y en España? El principio es el mismo: el IVA cobrado es una deuda, no un ingreso. Pero los tipos, el calendario de declaraciones y los regímenes cambian. En Portugal continental los tipos son del 23, el 13 y el 6 %, en España del 21, el 10 y el 4 %, y la frecuencia de las declaraciones depende de tu régimen en cada país. Confirma con tu asesor los umbrales y plazos vigentes.