Una clienta nos llamó muy nerviosa en marzo. La estimación de su IRC había salido más alta de lo previsto y quería saber por qué nadie la había avisado antes. La respuesta era sencilla y algo incómoda. Su contable se había pasado enero y febrero reclamando los extractos bancarios de diciembre. Cuando por fin tuvo las cifras completas, ya no quedaba tiempo para planificar, solo para reaccionar.
Esto pasa más de lo que los dueños de negocio creen. No porque el contable sea lento ni porque el dueño sea descuidado. Pasa porque nadie ha puesto por escrito la lista de lo que realmente hace falta, y para cuándo. Así que los documentos llegan cuando aparecen, normalmente todos juntos y normalmente tarde.
Esta es la lista que la mayoría de los contabilistas certificados de Portugal esperan, sin decirlo, cada mes.
Todas las facturas de venta. Si usas un software de facturación certificado, estas ya están llegando a la AT y aparecen en e-fatura. Aun así, tu contable necesita el archivo o la exportación, porque e-fatura muestra totales, no el detalle que hay detrás. Si todavía haces alguna venta fuera de ese sistema, por ejemplo recibos emitidos a mano, hay que enviarlos por separado y bien identificados.
Todos los documentos de compra con el NIF de la empresa. Ni tiques personales ni nada que no lleve el número fiscal de la empresa. Una factura de material de oficina que solo tiene tu nombre puede hacer que se pierda la deducción y que el documento te lo devuelvan porque no sirve. Es el motivo más habitual por el que se retrasa un cierre.
Los extractos bancarios de todas las cuentas que usa la empresa. Todas, incluida la que casi nunca tocas. Si falta un extracto, falta un mes, aunque la cuenta apenas haya tenido movimientos.
Justificantes de lo que se ha pagado, no solo de lo que se ha facturado. Una factura le dice al contable lo que se debe. Un recibo, una confirmación de transferencia o un comprobante de tarjeta le dicen lo que realmente ha salido de la cuenta y cuándo. Sin esto, el IVA y la posición de tesorería pueden estar mal a la vez, y cada uno en una dirección distinta.
Cambios en nóminas. Una incorporación, una baja, una subida de sueldo, un cambio de horario. Todo esto afecta a las cotizaciones a la Segurança Social y a la DMR, y tiene que llegar a tu contable antes de procesar las nóminas, no después.
Nada de esto es complicado por sí solo. Lo difícil es el calendario. Los archivos de facturación deben enviarse el día que fije tu contable, normalmente a principios de mes. Los documentos de compra y los extractos bancarios tienen que estar entregados antes de que se cierre el mes, no después. Y nunca, jamás, hay que entregarlo todo de golpe al final del trimestre. Un contabilista certificado que recibe cuatro meses de extractos bancarios la misma semana en que vence el IVA no puede hacer un trabajo cuidadoso. Solo puede hacer un trabajo rápido, y el trabajo rápido se deja cosas.
En España el esquema es el mismo, aunque los nombres cambien. El asesor va preparando cada trimestre el modelo 303, que se presenta ante la AEAT. Las empresas que usan Verifactu tienen en parte la misma ventaja que e-fatura da en Portugal: los datos de las facturas ya van llegando a la Administración tributaria a medida que se emiten. Pero el asesor sigue necesitando las facturas de compra, los movimientos bancarios y el archivo de nóminas, con un ritmo constante y no a última hora.
No vamos a indicar aquí un día concreto del mes, porque ese día lo acordáis tú y tu contable, y los plazos legales del IVA y del IRC cambian. Consulta las fechas vigentes con tu contable y pídele que te apunte, en una línea por cosa, qué necesita y para cuándo. La mayoría agradecerá que se lo preguntes.
Un ejemplo práctico. Una pequeña empresa de eventos de Lisboa, con cuatro personas y unas cuarenta facturas al mes. Cuando lo entregaban todo el día 5, completo, su contable cerraba el mes el día 12 y les avisaba de su posición de IVA con tiempo para planificarla. Un trimestre, un cambio de software retrasó tres semanas la exportación bancaria. El cierre se fue al día 28, pegado a la fecha de presentación, y no hubo tiempo de revisar un pago duplicado que había salido dos veces. Al final se detectó, pero solo porque alguien se fijó por casualidad. Esa es la diferencia real que aporta tener el mes completo a tiempo: no solo un archivo ordenado, sino un margen para detectar problemas antes de que cuesten dinero.
Lo que no sabemos, porque depende de tu negocio: si necesitas entregar documentos cada semana o cada mes, si tu contable prefiere las exportaciones bancarias en bruto o un archivo ya conciliado, y si tu software de facturación ya se comunica con tu sistema contable o todavía necesitas hacer una exportación manual cada mes. Pídele a tu contable que te indique su calendario ideal, por escrito, una sola vez, y luego síguelo.
Este es justo el tipo de rutina que funciona discretamente en segundo plano con Cifrova Business: las facturas de venta, los movimientos bancarios y los documentos de compra llegan cada uno según su calendario, y siempre hay una persona que da el visto bueno a cada uno. Si quieres ver con qué se conecta ya tu banco, consulta la cobertura bancaria antes de configurar la rutina.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos necesita un contabilista certificado cada mes? Las facturas de venta, los documentos de compra con el NIF de la empresa, los extractos bancarios completos, los justificantes de pago y cualquier cambio en las nóminas. La lista exacta puede variar un poco según el contable, así que confírmala directamente con él.
¿Si uso e-fatura ya no tengo que enviar las facturas a mi contable? No. E-fatura recibe los totales del software certificado, pero tu contable sigue necesitando los archivos o exportaciones de detalle para conciliar y preparar las declaraciones.
¿En qué cambia esto para una empresa en España? Las categorías son parecidas: ventas, compras, movimientos bancarios y nóminas. La declaración es trimestral, con el modelo 303 ante la AEAT, y Verifactu cambia la forma en que los datos de las facturas llegan a la Administración tributaria, pero el asesor sigue necesitando los mismos documentos con un ritmo constante.