Record to report do registo ao relatório de gestão
Perceba o processo record to report, dos documentos ao relatório mensal, com um exemplo que liga o resultado da empresa ao saldo bancário.
O relatório mensal apresenta lucro, mas o saldo bancário desceu. Um sócio pergunta se a empresa pode contratar mais uma pessoa e, para responder, é preciso abrir três ficheiros e ligar ao contabilista. Os números existem; falta reunir a explicação.
Um processo de record to report bem articulado dá a esses números um percurso claro, desde a operação de origem até ao relatório que apoia as decisões.
O que significa record to report?
Record to report, ou R2R, leva as operações financeiras aos registos contabilísticos, passa pela sua verificação e pelo fecho do período e termina nos relatórios. A SAP apresenta esta sequência como registo, tratamento contabilístico, fecho e relato.
Numa PME, liga quem reúne os documentos, o contabilista externo e o empresário que analisa o mês. O relatório para a administração pode ser um conjunto conciso de informação para os sócios ou gerentes, explicando o que mudou e o que exige uma decisão.
Quatro etapas dos documentos ao relatório
1. Reunir as operações e os documentos
Junte faturas, notas de crédito, despesas, movimentos bancários e informação salarial relevante. Mantenha as datas e os documentos de suporte identificados. Um recebimento mostra que entrou dinheiro; a fatura ajuda a perceber que cliente pagou e quanto falta receber.
2. Conciliar os registos
Compare o banco com os registos contabilísticos e os saldos de clientes e fornecedores com as respetivas faturas. Investigue as diferenças e atribua cada pendência a um responsável. O guia de conciliação bancária desenvolve esta etapa, sem esconder divergências através de acertos por explicar.
3. Fechar o período
Combine os ajustamentos com o contabilista, incluindo gastos antecipados, serviços recebidos antes da chegada da fatura e depreciações. Uma checklist de fecho mensal ajuda a acompanhar a preparação e revisão. Identifique o período e a versão do relatório, comunicando correções importantes a quem recebeu números anteriores.
4. Explicar o mês
Ligue os resultados, o balanço e os movimentos de caixa, investigando as alterações relevantes. O guia do dashboard financeiro mensal explica o conteúdo do relatório. Os relatórios mensais de gestão da Cifrova ajudam a integrar essa análise numa rotina com o contabilista, com o âmbito de qualquer apoio humano previamente acordado.
Um exemplo do resultado à caixa
Uma empresa de serviços apresenta 50.000 € de rendimentos e 42.000 € de gastos operacionais, incluindo 2.000 € de depreciações. O resultado operacional é positivo em 8.000 €, mas a caixa diminui 10.000 €.
O exemplo é simplificado, usa valores inventados e exclui IVA, juros, impostos, inventários e outros movimentos.
| Elemento | Valor |
|---|---|
| Saldo inicial de caixa | 40.000 € |
| Resultado operacional | +8.000 € |
| Somar depreciações | +2.000 € |
| Aumento do saldo a receber de clientes | −15.000 € |
| Aumento do saldo a pagar a fornecedores da atividade | +3.000 € |
| Caixa utilizada nas operações | −2.000 € |
| Equipamento adquirido e pago | −6.000 € |
| Reembolso de capital de um empréstimo | −2.000 € |
| Variação total de caixa | −10.000 € |
| Saldo final de caixa | 30.000 € |
Os 15.000 € são o aumento do saldo de clientes, e não o total em dívida nem necessariamente vencido. As depreciações são um gasto sem pagamento no período; os saldos de clientes e fornecedores explicam outras diferenças entre resultado e caixa, como descreve o guia da ACCA. O equipamento e o capital do empréstimo correspondem a movimentos de investimento e financiamento.
Cada linha deve ter suporte nos registos de clientes, documentos de compra, informação do empréstimo e saldos bancários conciliados. Assim, o empresário consegue questionar a explicação antes de a utilizar.
Defina os responsáveis por cada entrega
Combine quem fornece documentos, prepara os registos, revê os tratamentos contabilísticos e explica o relatório. Os pagamentos e as decisões comerciais devem ser aprovados pelas pessoas autorizadas.
A análise precisa de acompanhamento. A Microsoft distingue o R2R dos processos operacionais, como a venda e o recebimento. Se surgir uma fatura contestada, atribua-a a quem a pode resolver. A previsão de tesouraria acrescenta aos saldos verificados as datas futuras de recebimento e os compromissos de pagamento.
Comece pelo último mês concluído. Siga o saldo bancário, um saldo de cliente e um gasto relevante até aos documentos de suporte. Onde esse percurso falhar, combine quem vai corrigir a passagem de trabalho antes da próxima análise mensal.