Conciliação bancária: como fazer, com um exemplo prático
Saiba como fazer a conciliação bancária, investigar diferenças e manter os documentos de suporte. Um guia para a equipa financeira da sua empresa.
O saldo bancário mostra quanto dinheiro está numa conta. Não prova que a contabilidade explica todos os recebimentos e pagamentos. A conciliação bancária liga os dois registos, para que uma comissão por lançar ou um recebimento duplicado não passe despercebido para o relatório seguinte.
Numa empresa em crescimento, o resultado útil é uma lista curta de diferenças explicadas, com um responsável por cada assunto em aberto. Trata-se de uma rotina de controlo, e não de fazer coincidir dois totais a qualquer custo.
O que é a conciliação bancária
A conciliação bancária compara os movimentos e o saldo do extrato com a conta bancária correspondente na contabilidade, para a mesma data e moeda. As diferenças são investigadas e documentadas. Os erros são corrigidos; as diferenças temporais justificadas ficam identificadas até serem regularizadas.
Um pagamento registado na sexta-feira pode surgir no banco na segunda-feira. Isso pode explicar uma diferença no fecho de sexta-feira. Uma comissão bancária ainda não contabilizada exige outra resposta: registar o gasto com o respetivo suporte e rever a classificação.
O que deve reunir antes de começar
- O extrato completo do período, com os saldos inicial e final.
- O extrato contabilístico da conta bancária para o mesmo período.
- A última conciliação revista e os movimentos ainda em aberto.
- As faturas, referências de pagamento e restantes documentos de suporte.
Concilie cada conta separadamente, incluindo as contas em moeda estrangeira. Uma transferência entre duas contas da empresa deve ficar relacionada nos dois lados. Não é uma venda só porque aparece como entrada numa das contas.
Como fazer a conciliação em seis passos
- Confirme o ponto de partida. O saldo inicial deve ligar à conciliação anterior. Esclareça uma diferença antiga antes de acumular novos movimentos.
- Relacione recebimentos e pagamentos. Compare referência, valor, moeda e data. Dois valores semelhantes não são prova suficiente de correspondência.
- Desagregue pagamentos agrupados e parciais. Uma plataforma pode liquidar várias vendas depois de deduzir comissões. Um cliente pode pagar apenas uma parte da fatura. Mantenha a ligação entre a liquidação e os documentos de origem.
- Investigue os movimentos sem correspondência. Separe lançamentos em falta, duplicados, diferenças temporais e movimentos que exigem esclarecimento. Atribua um responsável a cada pendente.
- Registe as correções revistas. Lance os encargos em falta ou corrija os erros com o respetivo suporte e o procedimento habitual de aprovação. Evite acertos sem explicação para fazer coincidir os saldos.
- Reveja e guarde a conciliação. Devem ficar visíveis os saldos, as diferenças justificadas, os documentos e a data de revisão. Retome os pendentes no ciclo seguinte.
Exemplo de conciliação bancária
Os valores seguintes são ilustrativos. No final do mês, o extrato apresenta 24.850 € e a contabilidade, 25.000 €. Existe uma comissão de 50 € por lançar e um recebimento de cliente de 100 € contabilizado duas vezes.
| Elemento | Efeito no saldo contabilístico |
|---|---|
| Saldo antes da revisão | 25.000 € |
| Registar a comissão em falta | −50 € |
| Corrigir o recebimento duplicado | −100 € |
| Saldo corrigido | 24.850 € |
As duas diferenças exigem uma correção documentada. Nenhuma é uma diferença temporal. Se existisse um pagamento válido já contabilizado mas ainda não apresentado no banco, teria de ficar identificado à parte até ao débito efetivo.
Com que frequência deve conciliar
A frequência depende do volume de movimentos e das decisões apoiadas nestes dados. Uma empresa com muitos recebimentos diários pode precisar de acompanhamento diário. Outra pode rever as exceções semanalmente e preparar uma conciliação formal no fecho do mês. Uma ligação bancária disponibiliza os dados mais cedo, mas não substitui a revisão.
Atribua uma antiguidade e um responsável a cada pendente. Um movimento por explicar que transita de mês em mês merece atenção, mesmo sendo de valor reduzido. A lista de exceções não deve tornar-se uma parte permanente do fecho.
O papel do software e da revisão humana
O software de conciliação bancária pode importar movimentos, sugerir correspondências e assinalar exceções. Uma pessoa continua a ter de rever operações invulgares, liquidações agrupadas, documentos em falta e correções. Deve ser possível perceber a proposta de correspondência, anulá-la e chegar à evidência que a suporta.
A Cifrova combina software de operações financeiras com um assistente e um controller. O âmbito e a frequência são acordados com a empresa, em articulação com o seu contabilista. Pode consultar os bancos ligados e conhecer o funcionamento do serviço.
O que acontece depois da conciliação
A conciliação é uma parte do fecho de contas mensal. Não demonstra, por si só, que todos os gastos estão no período correto ou que todos os clientes vão pagar. Essas questões pertencem à revisão do fecho e ao dashboard financeiro mensal.
Se as mesmas diferenças regressam todos os meses, uma amostra da lista de pendentes é um bom ponto de partida para conversar com a Cifrova sobre a parte do processo que precisa de atenção.